Jetzt haben Sie noch Zeit für zwei wichtige Weichenstellungen.

Der Auftakt prägt die Erwartungen.

Einige Hausaufgaben erledigen

• Projektauftrag erstellen und mit dem Auftraggeber abklären
• Festlegung des zu erreichenden Ergebnisses der Kick-off-Veranstaltung
• Notwendige Rollen im Team klären
• Entsprechend den notwendigen Rollen die Teammitglieder aussuchen
• Eventuell wichtige Stakeholder zusätzlich für das Kick-off-Meeting vorsehen
• Mit den Vorgesetzten eine grobe Planung der benötigten Ressourcen im Sinne der Teammitglieder für das Projekt absprechen
• Teammitglieder benennen
• Kontaktdaten als Verteiler für jedes Teammitglied austauschen
• Verantwortlichkeiten klären
• Ablauf und Agenda des Meeting definieren
• Die Agenda frühzeitig verteilen und zum Meeting einladen
• Eine grobe Projektbeschreibung der Einleitung beilegen, sodass sich die Teilnehmer auf das Kommende einstellen können
• Moderator, Zeitnehmer und Protokollant bestimmen
• Unterlagen für die Kick-off-Sitzung erstellen, sodass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand zum anstehenden Projekt haben
• Räumlichkeiten des Meeting abklären (Umgebung, Arbeitsräume für die Gruppe, genügend Platz)
• Technik für die Kick-off-Sitzung abklären und in der Praxis testen (PC, Netzwerk, genügend Steckdosen)
• Genügend Moderationsmaterial bereitstellen (Folien, Stifte, Metaplanwände, Flip-Chart)
• Bewirtung und Umfeld klären -> für eine gute Atmosphäre sorgen

Das Meeting vorbereiten

• Projektziele und gewünschte Ergebnisse definieren, Eckpunkte mit den Projektinitiatoren klären
• Teammitglieder festlegen
• Kontaktdaten für jedes Teammitglied zusammentragen (lassen)
• Verantwortlichkeiten klären: Welches Teammitglied soll welche Funktion im Projekt erfüllen?
• Vorläufige Projektplanung erstellen (Zeitplan, Budgetplanung, Ressourcenplanung)
• Ablauf und Agenda des Meetings detailliert festlegen

Das Meeting organisieren

• Teilnehmer des Meetings bestimmen. Neben den Teammitglieder und dem Projektleiter/der Projektleiterin sollten auch alle relevanten Stakeholder, externe Zulieferer und Berater sowie die Initiatoren bzw. Auftraggeber eingeladen werden.
• Ort, Zeit und Dauer des Meetings abstimmen
• Raum in ausreichender Größe und mit entsprechender Ausstattung buchen (ggf. Verfügbarkeit von Beamer, Notebook, Flipchart, Tafel etc. vorab prüfen)
• Optional: Catering und Getränke vorbestellen
• Einladung durch den Projektleiter/die Projektleiterin
• Präsentation des Projektes vorbereiten
• Mindestens zwei Tage vor dem Meeting die Agenda und ggf. die Grobplanung des Projektes an alle Teilnehmer verschicken
• Unterlagen vorbereiten, die an die Teilnehmer ausgegeben werden sollen und in ausreichender Zahl vervielfältigen
• Einen Protokollanten/eine Protokollantin bestimmen, der/die die Ergebnisse des Meetings festhält
• Ggf. die Initiatoren bitten, einige einleitende Worte zur Wichtigkeit und Bedeutung des Projektes vorzubereiten

Zu Beginn des Meetings

• Die Minuten vor Beginn des Meetings zur Kontaktaufnahme und zum zwanglosen Kennenlernen nutzen
• Begrüßung und einleitende Worte durch den Projektleiter/die Projektleiterin
• Vorstellung der Meeting-Agenda
• Vorstellungsrunde: Alle Teilnehmer sollten kurz ein paar Worte zu sich sagen.
• Darstellung der Ziele des Projektes: Welches Ergebnis soll erzielt werden?
• Erläuterung des Projektnutzens: Was soll nach Abschluss des Projektes besser sein als vorher?
• Optional: Einleitende Worte der Initiatoren zum Projekt

Vorstellungsrunde

• Der Moderator übernimmt ab hier
• Vorstellung der Projektteilnehmer
• Erwartungen und Befürchtungen der Projektteilnehmer abfragen (sehr gut machbar über Moderationstechnik als Brainstorming mithilfe einer Metaplanwand und entsprechenden Post it)

Der weitere Ablauf

• Vorstellung des Projektes durch den Projektleiter
• Was ist das aktuelle Problem bzw warum wurde ein Projekt ins Leben gerufen
• Was wurde als Ziel mit dem Auftraggeber abgestimmt?
• An welchen Ergebnissen werden die Projektteilnehmer gemessen?
• Gibt es parallel laufende Projekte oder welche Erkenntnisse zum Projekt liegen bisher vor
• Entwurf des Projektplans erläutern
• Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprechen
• Arbeitsumfang besprechen: Wurde der Zeitrahmen für das Projekt, die einzelnen Projektabschnitte und wichtige Meilensteine richtig gewählt?
• Plan besprechen: Abhängigkeiten, Flaschenhälse, Erfolgsfaktoren im Projektplan besprechen – wo könnten potenzielle Probleme und Risiken auftauchen?
• Eventuell auch die Freistellung der Mitarbeiter in der Linie für das Projekt klären
• Hinweis darauf, dass der Plan ab sofort das Gerüst eines jeden Status-Meetings ist. Vorsicht: Hier wiederum nicht in kleinste Details abdriften
• Plan wird vor dem nächsten Status-Meeting entsprechend angepasst.
• Die Projektmanagement-Methoden erklären, die angewendet werden sollen: Wie soll weiter vorgegangen werden?
• Wichtigkeit der Rolle eines jeden Einzelnen betonen: Es kommt auf die zuverlässige Bearbeitung und Rückmeldung von Arbeitspaketen an sowie auf den Zusammenhalt im Team. Wenn Probleme auftauchen, sollte man sich gegenseitig unterstützen. Regelmäßiges Feedback und die zuverlässige Teilnahme an Status-Meetings sind essenziell.

Spielregeln – Wie wollen wir zusammenarbeiten?

• Wie wollen wir Informationen austauschen?
• In welchen Abständen, an welchem Ort und in welchem Teilnehmerkreis wollen wir uns treffen?
• Wie wollen wir unsere Ergebnisse kommunizieren?
• Wer informiert wen im Falle von Eskalationen?
• Status-Meetings: Wie oft finden sie statt? Wer nimmt daran teil? Können Sie auch am Telefon stattfinden? Hier sollten die ersten Termine bereits vereinbart werden.
• Update des Projektplans: In welchem Rhythmus soll dies geschehen? Wer darf ein Update vornehmen? Wer hat das Recht, wichtige Meilensteine oder Deadlines zu verschieben?
• Wie ist das Berichtswesen geregelt? Wer berichtet wann an das Management?
• Welche Kommunikationskanäle sollen genutzt werden? – Telefonkonferenzen, Skype, Präsenz-Meetings, Abstimmung über Projektmanagement-Software etc.
• Welche Dokumente werden erstellt? Wie ist die Ablage geregelt?
• Wichtig: Die Notwendigkeit vermitteln, dass alle Teammitglieder relevante Informationen zum Projekt dem Team mitteilen müssen.

Abschluss-Feedback zum Projekt und zur Kick-off-Veranstaltung

• Hier sollte auch die Stimmung im Team eruiert werden. Für Zweifel, Bedenken und Fragen sollte genügend Raum in der Meeting-Planung eingeräumt werden.
• Brainstorming mit Metaplanwand
• Gemeinsames Projektverständnis überprüfen
• Abholen aller Beteiligten am Projekt und für das Projekt begeistern
• Dokumentation versenden (Alle Dokumentation auf Metaplanwänden und einfach fotografieren)

Abschluss und Nachbereitung

• Meeting-Protokoll erstellen und ggf. an die Teilnehmer versenden
• Fragen und Anregungen sammeln und an geeigneter Stelle weiter bearbeiten
• Plan anhand der Meeting-Ergebnisse anpassen und nochmals versenden
• Planung des nächste Meetings
• Eventuell Vereinbarung von ersten Arbeitspaketen für die Projektteilnehmer

GEOCACHING IN IHRER REGION

Teams suchen auf einer Route Geocaches mit GPS Geräten, das sind gut getarnte kleine Behälter und darin befinden sich kleine Aufgaben und Rätsel.

Geocaching an sich ist nicht kompetitiv, sondern eine gemütliche Teamaktivität mit Bewegung und kreativem Denken. Wahlweise kann die Aktivität auch als Teamwettbewerb mit Siegerehrung durchgeführt werden.

TROMMELN SIE IHR TEAM ZUSAMMEN

Es ist immer wieder ein Erlebnis, wenn aus einer Gruppe von Menschen ein aufeinander abgestimmtes starkes Team wird.

Teams, die noch nie zuvor getrommelt haben, lassen Sie im „Samba-Battle“ gegeneinander antreten. Wir entwickeln gemeinsam einen eigenen verbindenden Teamsong und bringen ihn zur Aufführung.

KOCHEN IST KOMMUNIKATION

Genuss ist ein verbindendes Element, mit dem sich nicht nur schöne Stunden, sondern auch emotionale Erlebnisse gestalten lassen. Ein Kochevent bringt neu gebildete Teams einander näher und ermöglicht bewährten Teams, neue Gemeinsamkeiten zu entwickeln.

Mit einem Kochevent würzen Sie zwischenmenschliche Verbindungen auf genussvolle Weise und bringen Beziehungen im Berufsleben auf eine neue Ebene.

MIXEN SIE IHRE TEAMS

Cocktails - wer liebt sie nicht? Die farbenfreudigen Kreationen gibt es für jeden Geschmack und sie sind für alle Anlässe geeignet.

Lassen Sie sich von Profis in die Kunst des Bartendings einführen und erfahren Sie alles über die richtige Handhabung von Boston Shaker und Rührlöffel! Lernen Sie Ihren Lieblingscocktail aus besten Spirituosen und Zutaten perfekt zuzubereiten.

WILLKOMMEN AN BORD

Ausgestattet mit Werkzeug, Brettern, Tonnen, Seilen und Kreativmaterialien gilt es, schöne, schnelle und – vor allem – stabile Flöße zu bauen.

Denn nach der Präsentation der verschiedenen Designs geht es natürlich aufs Wasser. Hier können Sie einen Schatz heben oder z.B. ein Rennen veranstalten – vorausgesetzt alle haben gut gearbeitet und das Floß hält

IHR TEAM WILL HOCH HINAUS

Mit jedem Schritt steigt Ihr Selbstbewusstsein im Hochseilgarten. Übersteigen Sie bei diesem Teambuilding Ihre vermeintlichen Grenzen in der Gruppe und freuen Sie sich auf ein großartiges Erfolgserlebnis.

Ihre Teammitglieder werden nach diesem Event selbstbewusst davon erzählen können, was sie alles erreicht haben und wie viel Spaß sie dabei hatten.

Jede Kick-Off-Veranstaltung hat einen eigenen Charakter und diesen prägen Sie maßgeblich mit dem emotionalen Teil des Events.

Wichtige Themen als Projekt definieren.

Sie erhalten viel interne Aufmerksamkeit und übernehmen die Themenführerschaft indem Sie ein wichtiges Thema zum Projekt erklären.

Ziele und Visionen zum Projekt.

Klare Ziele erleichtern die Zusammenarbeit in jeder Phase. Jeder weiß um die Bedeutung und kann ohne gesonderte Anweisung am Projektziel mitarbeiten.

Emotionen sind bedeutsamer als reine Fakten!

Zahlen, Dten und Fakten, ebenso wir Termine und Meilensteine können Sie per Mail verschicken - Menschen können Sie nur emotional mitnehmen; im gemeinsamen Tun, mit viel Freude und Energie im Miteinander.

Für die Optimierung der Kosten lohnt es sich, zwei bis drei Vergleichsangebote einzuholen, da die einzelnen Anbieter in Bezug auf Preis und inkludierter Leistung große Unterschiede aufweisen.

Hier meine Rahmenpreise als erste Orientierung.

Moderation als Basis

• Wir stimmen die Inhalte in persönlichen Gesprächen und Telefonaten ab.
• Ich kontaktiere die Vortragenden und Referenten des Events, um alle Details nochmals zu schärfen
• Sie erhalten eine individuelle Modertion mit punktgenauem Bezug zu Ihren Themen, unterhaltsamen Überleitungen und kompakter Zusammenfassung.
• Das alles zu einem fixen Nettopreis - ohne Zusatzkosten oder Überraschungen.

Begleitung der gesamten Planung

• Ich verwende eine einfache Formel: Pro Kalendertag einer Veranstaltung ist ein Tag Planung - aufgeteilt auf einige Meetings, Telefonate und Koordinationstreffen - notwendig.
• Also bei einem typischen Kick-Off-Event mit zwei Tagen sind das zwei Tage Planung oder eine Investition von netto 1.800 Euro.
• Natürlich bin ich beim Event selbst auch anwesend und achte darauf, dass alles funktioniert wie wir das gemeinsam geplant haben. Zusatzkosten entstehen hier aber keine.